Vaga para Administrativo e Financeiro Sénior

 

Descrição da Vaga

A GIZ está a recrutar um (1) Administrativo e Financeiro Sénior (m/f), para Maputo.

Responsabilidades:

• O profissional administrativo é responsável pela gestão das finanças e prestação de assistência administrativa em geral para a implementação e para a gestão dos 3 programas/projetos, bem como pela ligação do dia-a-dia com os seus parceiros. O profissional exerce as suas funções sob a supervisão directa do Director do Programa;
• Prover serviços administrativos para o programa (por exemplo, aquisição de material de escritório, manutenção de registros e folhas de ponto, gestão de férias, etc.)
• Atender as necessidades administrativas do escritório de forma independente, com um mínimo de intervenção;
• Gerir a equipe de apoio e administrativa no escritório do programa;
• Assegurar o cumprimento dos regulamentos financeiros e administrativo.

Funções:

Coordenação:

• Assegurar a dissemiriação e fluidez da informação entre o pessoal do nível central e provincial do programa, parceiros e outras instituições;
• Sempre que solicitado, participar em reuniões internas ou com parceiros.

Finanças:

• Assessorar a directora do programa na preparação e distribuição do orçamento;
• Monitorar mensalmente o orçamento do Programa e informar pontualmente a direção do programa;
• Garantir a correcta alocação dos recursos financeiros;
• Verificar todos os justificativos de contas de todos os contratos (Acordos financeiros, contratos de consultoria, pagamentos directos, etc.);
• Monitorar o cash e bank books do Programa e garantir o cumprimento de prazos na entrega ao Escritório Central de Maputo (GIZ Agenda);
• Verificar todos os pagamentos a serem feitos pelo programa;
• Coordenar e confirmar as reconciliações mensais do programa;
• Apoiar o Programa e outros na resolução de todos assuntos financeiros pendentes;
• Analisar mensalmente o jornal, cost/income, unsettled items do programa;
• Interagir com o contabilista da GIZ Agenda sobre o mapa de “error sheets” verificados nos lançamentos e as pastas imediatamente apos o fecho;
• Apoiar outras componentes do programa que venha a ser criados na verificação e correção rápida dos erros apontados pelo Controle e Auditoria Interna;
• Resolver exigências ou questões contabilísticas pendentes como writte off, receivables ou outros;
• Garantir eficiência no uso dos recursos do programa.

Administração geral:

• Gerir e monitorar a equipa administrativa (assistentes, contabilistas, motoristas e serventes);
• Dentro do Programa apoiar os administradores provinciais nos processos administrativos e organizar encontros administrativos;
• Divulgar informação administrativa entre GIZ Agenda e as componentes e dentro do Programa e participar activamente nas reuniões mensais de Administração;
• Garantir que todos os processos (contratos, compras, pagamentos, reembolsos,etc) dos Programas cumpram com as regras da GIZ);
• Coordenar a logística de viagens, reprodução e distribuição de material com o nome do Programa ou GIZ;
• Coordenar e monitorar os processos de publicações e impressões dentro do Programa;
• Criar e manter um arquivo completo dos contratos (consultoria, rendas, telefones, etc e acordos financeiros/ subsídios locais) assinados, incluindo o controlo dos prazos;
• Manter actualizados os ficheiros de inventário e handover do Programa;
• Coordenar e garantir a regularização anual dos manifestos e seguros das viaturas do Programa e garantir o controlo das viaturas;
• Assessorar a directora do programa e assessores em termos administrativos;
• Responder as questões administrativas internas e externas dos programas;
• Manter sob o controle todo o equipamento IT e garantir que o provedor preste um serviço de qualidade;
• Garantir a informação a GIZ Agenda sobre técnicos e peritos externos de visita ao país no âmbito do programa e assegurar acomodação e estadia seguras;
• Assegurar a melhoria continua dos processos administrativos e financeiros.

Recursos Humanos:

• Acompanhar e apoiar os processos de recrutamento;
• Coordenar junto com a Agenda a actualização de contratos de trabalhos novos e antigos;
• Garantir o cumprimento da Lei de trabalho em todas esferas, com vista a garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos trabalha- dores e do empregador;
• Organizar e manter actualizado o arquivo dos RH do programa (contratos, folhas de salários, declarações anuais para IRPS);
• Apoiar na resolução de conflitos laborais no programa, analisar e acompanhar todos processos disciplinares do no seio do programa;
• Acompanhar e apoiar os processos de seguro de saúde;
• Assegurar avaliação anual de pessoal subordinado com base nos padrões da GIZ.

Tarefas Adicionais:

• O profissional administrativo sénior exerce outras funções e tarefas a mando da direção do programa.

Requisitos:

• Grau universitário com especialização relevante e qualificação em Gestão de Negócios, Administração, Economia ou áreas afins (equivalente licenciatura ou MBA);
• Pelo menos três anos de experiência profissional em contabilidade;
• Pelo menos três (3) anos de experiência profissional em posição comparável;
• Experiência profissional na gestão ou liderança equipas;
• Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade, finanças e gestão de recursos humanos, exercida no âmbito da cooperação para desenvolvimento;
• Conhecimento de normas e instrumentos de gestão administrativa e financeira da GIZ e uma vantagem;
• Compreensão em profundidade de planeamento financeiro e contabilidade e preparação, bem como o processamento de acordos financeiros;
• Experiência e vontade em aperfeiçoar conhecimentos nas áreas de gestão e administração do projecto;
• Bons conhecimentos de tecnologias de informação e comunicação;
• Muito bons conhecimentos das línguas Portuguesa e Inglesa, o conhecimento da língua Alemã é vantagem adicional;
• Boa gestão e capacidade de organização;
• Flexibilidade;
• Estilo Dinâmico de trabalho;
• Confiabilidade e capacidade de trabalho independente;
• Alta capacidade de organização e coordenação;
• Resistência, capacidade de trabalhar sob pressão;
• Capacidade de gestão de conflitos;
• Boa capacidade de comunicação.

Como se candidatar?

Todos interessados e qualificados são fortemente encorajados a se candidatar, enviando a sua candidatura e CV juntamente uma carta de motivação e contactos de três referências profissionais para o Departamento de Recursos Humanos através do email: recruitment-moz@giz.de indicando a posição a que se candidata como assunto.

DATA LIMITE DE CANDIDATURAS: 05 de Agosto de 2022

Indique a fonte da vaga na sua candidatura.

Nota: Esta é uma posição nacional. A candidatura e o CV devem estar num único ficheiro incluindo os anexos relevantes. Apenas os candidatos pré-selecionados serão contactados.

Encorajamos mulheres, pessoas com deficiência e grupos minoritários a se candidatarem a esta posição. A GIZ esta comprometida com a igualdade de oportunidades e a diversidade de perspectivas no local de trabalho.