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Papel
O Assistente de Operações irá apoiar a equipa de Moçambique, responsável por dar suporte às atividades da TBI no país com foco em finanças, operações e segurança.
O Assistente de Operações reporta-se directamente ao Chefe do País, trabalhando em estreita colaboração com o Chefe Adjunto do País e a Equipa de Gestão do País, e com o apoio do Chefe de Operações e Segurança em África.
Responsabilidades chave
O Assistente de Operações é diretamente responsável pela implementação das tarefas abaixo ou pela supervisão dos prestadores de serviços/funcionários que executam essas funções.
Logística, Gestão de Lojas e Compras
- Manter equipamentos de capital no país e registro de ativos.
- Compreender e ajudar a garantir a conformidade com as leis e regulamentações relevantes sobre aquisições locais e internacionais e procedimentos de importação/exportação.
- Manter bons relacionamentos com uma rede local de fornecedores e documentar os procedimentos de aquisição locais, quando apropriado. Garantir a conformidade com as políticas e procedimentos da TBI ao comprar bens ou serviços localmente.
- Garantir que todos os equipamentos de segurança e proteção sejam efetivamente distribuídos, mantidos e atendidos de acordo com os padrões apropriados.
- Estabelecer ligação com as equipas do TBI Institute Resources em Londres para coordenar tarefas como o envio de equipamentos de TI, verificações de due diligence e revisão e aprovação de contratos.
Gerenciamento de viagens
- Coordenar movimentos no país fora dos locais principais.
- Apoiar pedidos de visto e procedimentos de chegada para funcionários e visitantes internacionais, incluindo a garantia de meios de comunicação dentro de 24 horas após a chegada ao país.
- Apoiar as visitas VIP e coordenar com a Liderança Sênior, a Equipe de Viagens e o RI para gerenciar os requisitos locais.
Gestão de contratos
- Prestar suporte à gestão de contratos de fornecedores.
Garantir que todos os fornecedores tenham sido submetidos a verificações de due diligence.
Finança
- Apoiar o CH e a Equipa de Gestão do País em toda a gestão financeira.
Segurança, Proteção e Acesso
- Com o apoio da equipe de Operações e Segurança Global, desenvolver POPs de segurança em nível de país que sejam contextualmente apropriados ao risco para a equipe de TBI e atividades no país.
- Manter uma rede ativa com outras agências, bem como interlocutores-chave para garantir que o TBI entenda o contexto de segurança.
- Garantir que qualquer violação das regras de segurança e proteção, bem como incidentes de segurança, sejam relatados ao Diretor do País e à equipe de Operações e Segurança Global.
- Certifique-se de que todos os locais de TBI estejam em conformidade com os regulamentos de incêndio e equipados com equipamentos de combate a incêndio, quando necessário.
- Em locais onde as medidas de segurança física são instaladas, certifique-se de que os sistemas sejam mantidos de acordo com o cronograma de serviço recomendado e que as falhas e problemas sejam corrigidos em tempo hábil.
- Atuar como o ponto de contato no país para realizar tarefas de segurança conforme indicado pela equipe de Segurança e Operações.
- Mantenha uma folha de aba do país atualizada e uma árvore de comunicações.
Apoio Programático ao Diretor de País
- Reportando-se ao Diretor de País para poder apoiar, acompanhar e atualizar as atividades e projetos realizados pelo Instituto no país.
- Espera-se também que a função cubra quaisquer outras funções conforme necessário, quando a capacidade e a disponibilidade permitirem.
- Esses deveres serão comunicados com antecedência e acordados com o Diretor de País sempre que possível.
Requisitos
- Gestão financeira
- Experiência com Gestão de Programas
- Experiência em Investment Banking e Development Finance
- Experiência anterior cobrindo segurança e operações em Moçambique
- Experiência anterior cobrindo logística e administração em Moçambique
- Rede de fornecedores e fornecedores
- Fluência em Inglês
Local: Maputo