Vaga para Assistente Administrativo Executivo

 

A Puma Energy está a contratar um Assistente Administrativo Executivo, para Maputo.

Propósito principal

Ajudar e assistir os principais executivos, gerir e facilitar o seu calendário para uma utilização óptima do tempo, organizar viagens e reuniões de forma eficiente e fiável, sendo a única pessoa em quem o executivo pode contar, pedir informações e utilizar as competências de organização e planeamento. Fornecer suporte administrativo de alto nível, oportuno e eficaz para um escritório, departamento de unidades de negócios ou outro grupo organizacional com boa compreensão do vocabulário técnico e comercial e conhecimento detalhado das operações, procedimentos, métodos, práticas e pessoas da organização. Também pode lidar com atividades administrativas específicas do departamento.

responsabilidades chave

• Atender telefones, filtrar chamadas e receber mensagens de fontes externas ou internas para que os chamadores/visitantes sejam atendidos com prontidão, cortesia e precisão; responder a perguntas mais complexas ou escalonadas de outro pessoal administrativo/gerencial;
• Desempenhar outras tarefas administrativas usando julgamento independente e discrição. Planejar, organizar e programar a própria carga de trabalho para que essas atividades sejam concluídas com precisão e no prazo. Essas atividades podem incluir a preparação de documentos e materiais de apresentação; triagem e resposta a correspondência recebida, consultas e telefonemas; receber mensagens; redação de cartas e comunicados de informações oficiais; tomar e distribuir minutos; arquivo e organização;
• Transcreva, digite, formate e revise com precisão uma ampla variedade de materiais (por exemplo, correspondência, faturas, contratos, atas de reuniões, relatórios, discursos e apresentações) usando software de processamento de texto, apresentações, gráficos e planilhas. Pode usar software de editoração eletrônica para criar documentos mais complexos;
• Coordenar reuniões internas e externas para que ocorram sem problemas. Isso pode incluir agendamento de horários de reunião, organização de viagens para os participantes e garantia de que vários locais de reunião estejam disponíveis;
• Use equipamentos de escritório, como fotocopiadoras, faxes, scanners e impressoras. Realize a manutenção básica para manter o equipamento em boas condições de funcionamento (por exemplo, limpar, trocar toner, fornecer papel). Manter material de escritório. Manter o estoque e os equipamentos do escritório limpos e organizados. Para lidar com quaisquer problemas de escritório ad hoc, reparos, substituições, configurações, etc;
• Fornecer total apoio administrativo e de secretariado em nível sênior ao GM para garantir o bom gerenciamento de seus assuntos do dia a dia e o uso mais eficaz de seu tempo. Lidar com questões delicadas e complexas de forma profissional e objetiva. Tomar a iniciativa conforme apropriado, especialmente na ausência do GM;
• Processar a correspondência do GM, garantindo que a correspondência recebida seja tratada pelo GM/ou em nome do GM, ou outra equipe, conforme apropriado, mantendo os sistemas de escritório do GM, incluindo gerenciamento e arquivamento de dados, bem como manutenção de registros dos documentos do GM.

Requisitos

Educação

• Formação superior técnica ou em administração de empresas.

Experiência

• Diploma do ensino medio ou equivalente;
• 2-3 anos de experiência em suporte administrativo / administrativo;
• Qualquer combinação apropriada de educação, certificações e/ou experiência de trabalho relevante será considerada.

Língua

• Inglês (escrito e falado).

Competências

• Capacidade de comunicação com todos os níveis – escrita e falada;
• Altamente organizado; habilidades analíticas; orientação de serviço;
• Senso de urgência;
• Motivado;
• Responsável;
• Deve ser capaz de trabalhar sem supervisão;
• Deve possuir uma maneira agradável ao telefone e comportamento profissional;
• Muita atenção aos detalhes e capacidade de lidar com várias tarefas;
• Deve acompanhar as tarefas;
• Fortes habilidades interpessoais;
• Capacidade de definir/priorizar o cronograma de gerenciamento de forma eficaz;
• Capacidade de cumprir prazos em um ambiente de ritmo acelerado e exercer discrição ao lidar com assuntos confidenciais.

Email: pumaenergymozambique@gmail.com

Por favor, certifique-se de se candidatar ao cargo caso esteja interessado antes de terça-feira, 11 de janeiro de 2023