A All Around Medical Solutions, Lda está a recrutar uma (1) Secretária Executiva para Maputo.
Tarefas
Gerir a Recepção da Sede Corporativa
- Efectuar a triagem, registo e enumeração e encaminhamento de expediente remetido à nossa instituição;
- Efectuar registo e enumeração de todo expediente emitido pela nossa instituição para o destino e beneficiário pretendido;
- Acolher visitantes e hóspedes;
- Tomar notas e recados e encaminhar ao respectivo departamento.
Apoio Administrativo Geral
- Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
- Controlo o estado dos edifícios gerir a sua manutenção;
- Realizar a manutenção periódica de viaturas, impressoras e outro material necessário para o pleno funcionamento da sede;
- Gerir os contratos que directamente beneficiam o funcionamento da Sede Corporativa (água, energia, internet, jardinagem, etc..);
- Gerir as viaturas alocadas a Sede Corporativa assim como o plano da sua utilização;
- Gerir e controlar a carteira de seguros da instituição (automóvel, responsabilidade civil pública, responsabilidade civil profissional, de saúde e de evacuações);
- Receber as requesições de material de escritório dos diferentes sites e proceder com aquesição e envio dos mesmo.
Prestar Apoio e Auxilio de Secretariado à Administração (Directores Executivos) nomeadamente:
- Agir como ponto focal da Administração e atender telefonemas e e-mails e tomar as devidas notas;
- Efectuar a triagem e assegurar o registo, acompanhamento e controle do expediente remetido a Administração (Directores Executivos);
- Organizar e gerir a agenda da Administração;
- Fazer marcações de reuniões;
- Dar resposta a pedidos de reunião internos ou externos e agenda-las adequadamente.
- Redigir os documentos (ex: memorandos, cartas, actas, entre outros), sempre que necessário e de forma correcta e compreensiva;
- Apoiar a Administração (Directores Executivos) na gestão diária de tempo;
- Executar recados assim que indicado;
- Planificar viagens, incluindo voos, alojamento e transporte Terrestre;
- Coordenar eventos, conferências e palestras;
- Preparar correspondências, como e-mails e cartas;
- Lembrar a Administração de tarefas e agendas e prazos;
- Gerir a base de dados da instituição olhando aos processos legais, leis, contratos assim como o respectivo arquivo;
- Apoiar na implementação de procedimentos e respectiva manutenção assim como o sistema de gestão;
- Servir de elo de ligação e manter um bom relacionamento com colaboradores, clientes e fornecedores;
- Apoiar no processo de gestão financeira da Sede Corporativa cobrando e arquivando os processos de despesas;
- Outras solicitações de carácter administrativo e directamente relacionadas com o apoio directo da Administração podendo variar de momento a momento e em função das circunstâncias;
- Realizar as actividades de recepção, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação e mercadorias;
- Assegurar, sempre que necessário, a recepção e encaminhamento de visitantes;
- Organizar e manter todo o apoio documental, bem como os arquivos da Direcção, garantindo o acesso a informação actualizada;
- Apoio administrativo: Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
- Monitorizar o correcto funcionamento das instalações, interagindo outras áreas, sempre que necessário, para criar as condições de trabalho e conforto;
- Realizar e participar na recolha, consolidação, análise e reporting dos indicadores da sua área de actuação, efectuando propostas concretas sempre que seja pertinente, assegurando a produção e disponibilização atempada de informação de suporte à tomada de decisão;
- Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de actuação, propondo superiormente a implementação de acções de melhoria que visem maximizar a produtividade e/ou a qualidade do trabalho desenvolvido e/ou minimizar os custos existentes;
- Realizar outras actividades superiormente definidas.
Requisitos
- Licenciatura em Administração Pública e/ou Gestão de Empresas e/ou ainda Direito;
- Formação em Secretariado Executivo será uma vantagem;
- Experiência mínima de cinco (5) anos na área de Secretariado Executivo/ Assessoria de Executiva;
- Domínio da língua Portuguesa e Inglesa (oral e escrita);
- Forte habilidade de redigir documentos institucionais;
- Conhecimentos de utilização das ferramentas do MS Office (Excel, PowerPoint e Word) na óptica do utilizador.
Habilidades Esperadas
- Discernimento e confiabilidade: muitas vezes você será parte de informações confidenciais;
- Flexibilidade e adaptabilidade;
- Boa capacidade de comunicação oral e escrita;
- Habilidades organizacionais e capacidade de multitarefa;
- A capacidade de ser proativo e tomar a iniciativa;
- Tato e diplomacia.
Habilidades de Comunicação
- Um conhecimento de pacotes de software padrão e a capacidade de aprender software específico da empresa, se necessária.
Exigências
- Carta de Candidatura;
- Curriculum Vitae.
Nota: Apenas candidatos pré selecionados serão contactados.