O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV), com sede em Genebra, é uma organização humanitária que oferece proteção e assistência às pessoas afetadas por conflitos armados e outras situações de violência. Emprega mais de 20.000 funcionários e está presente em 80 países. A subdelegação regional do CICV em Pemba está à procura de um candidato adequado para preencher a seguinte vaga: 01 Assistente Administrativo de Água e Habitação.
Contexto
O assistente de Wathab contribui para todas as tarefas administrativas e de compras relacionadas ao programa de assistência de água e habitat do CICV. Garante um acompanhamento atualizado da documentação, faturação, relatórios e certificação dos projetos. Garante que todos os processos sejam realizados em conformidade com as regras administrativas, financeiras e de compras, com supervisão e coaching do superior hierárquico e em estreita colaboração com os departamentos LOG e ADMIN. Garante acompanhamento e atualizações de arquivos específicos de forma independente.
Descrição Do Trabalho
- Manter um conhecimento atualizado da situação geral do Programa do Departamento (taxa de execução técnica e financeira, etc.).
- Manter um conhecimento completo e atualizado do WatHab, procedimentos administrativos e logísticos, modelos e prazos. Auxiliar os membros da equipe Wathab na aplicação desses procedimentos.
- Auxilia a equipe Wathab na criação de SR's e preparação dos PO's.
- Cria solicitações de CFT, minutas de contratos, NTFs e outros documentos necessários para os processos de aquisição relacionados aos projetos Wathab
- Consolida e envia os documentos necessários para a Chamada de Concurso e processos contratuais para projetos Wathab (desenhos, listas de quantidades, contratos, etc.) usando formatos aprovados; monitora a implementação do projeto para o cumprimento dos documentos do projeto, padrões do CICV, e códigos/padrões de construção locais
- Prepara todas as solicitações administrativas para o departamento ADMIN, em relação às necessidades do departamento Wathab.
- Gerencia as compras de projetos sobre mão de obra e materiais de acordo com as regras financeiras da delegação.
- Administra o fim das obras, a conclusão e os certificados de entrega/doação da infraestrutura do CICV aos usuários finais.
- Auxilia a hierarquia na execução de atividades de suporte para o departamento Suporte membros da equipe Wathab nas organizações de viagens de campo, incluindo solicitações de viagem e reservas
- Acompanhamento de todos os pagamentos com os departamentos ADMIN e LOG.
- Acompanhar mensalmente a situação financeira dos projetos assinados POS;
- Com base em relatórios mensais de gastos compartilhados pelo administrador e em colaboração com a equipe do WatHab, verifique todas as entradas e garanta que o custo direto do projeto esteja atualizado.
- Responder a todos os pedidos de informações adicionais da ADMIN, incluindo comentários de Manila, em consulta com o coordenador e engenheiros do Wathab.
- Gerenciamento e arquivamento de informações Revisando a consistência dos relatórios de projetos WPA. Sempre que
- necessário ajustar e / ou atualizar projetos WPA em estreita coordenação com os engenheiros Wathab e Wathab coordenador
- Mantenha a lista dos interlocutores do departamento atualizada juntamente com um registro dos contratos feitos pela instituição (convites oficiais, documentação e material promocional, celebrações).
- Manter atualizada a lista dos contratados e fornecedores nas diferentes disciplinas técnicas, incluindo as avaliações de desempenho dos engenheiros da WH, WPA, ROS e POS;
- A pedido da Wathab Co auxilia na tradução.
- Acompanha todas as mensagens relacionadas ao trabalho e correspondência com os contatos e departamentos relevantes
Perfil – Mínimo necessário e Experiência:
- Diploma universitário de administração ou engenharia ou formação equivalente.
- Excelente domínio do inglês; outras línguas um trunfo.
- Conhecimentos de informática, incluindo o pacote Microsoft Office e o SharePoint
- Dois anos de experiência em cargo de assistência técnica, preferencialmente em empresa de engenharia ou organização humanitária
Procuramos alguém metódico, responsável, orientado para os beneficiários, organizado, com boas habilidades organizacionais, bom senso de trabalho em equipe, boas habilidades de comunicação, compromisso, iniciativa e respeito pelos valores do CICV.
Oferecemos um trabalho dinâmico e gratificante em um ambiente humanitário e multicultural, com salários atraentes e benefícios sociais, e oportunidades de desenvolvimento através de treinamento interno.
Por favor, envie sua inscrição: CV, carta de apresentação, cópias de diplomas / certificados por e-mail com a menção na linha de assunto "Assistente Administrativo WATHAB" para: pem_hrrecruitment_services@icrc.org. e fisicamente no seguinte endereço: Pemba, Bairro Alto Chingore, Expansao II, Rua dos Recursos Minerais, em frente à escola secundária Gingone ao lado do DICC
Só serão consideradas as candidaturas com toda a documentação necessária
Apenas os candidatos selecionados serão contactados.
Último dia para candidaturas 27.03.2023
Dia de início: o mais cedo possível