A Helen Keller International está contratando um Assistente Administrativo Compatível.
Natureza do Trabalho: Apoio ao departamento de Finanças e Operações no escritório da HKI em Moçambique.
Título da posição: Compatível com Assistente Administrativo
Cargo Cargo Grau: Grau F
Reporte direto para: Diretor Financeiro
Colabore com: Todos os funcionários
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Principais Tarefas e Atividades
Finanças e contabilidade
- Auxiliar na entrada de todas as transações, incluindo pagamentos, adiantamentos, liquidações, recebimentos de caixa no software de contabilidade financeira diariamente, garantindo que todos os registros estejam completos antes de sair do escritório no final de cada dia útil.
- Auxiliar na revisão da codificação de todas as transações antes da entrada no sistema financeiro e, em caso de dúvidas, verificar com os titulares do orçamento.
- Auxiliar na revisão de solicitações de atividades e preparar comprovantes bancários para pagamentos.
- Revise todos os recibos e faturas quanto à exatidão e veracidade.
- Ajude a garantir que o arquivamento financeiro do escritório seja preciso, a recuperação de documentos seja fácil e o arquivamento esteja sempre atualizado, sem documentação não arquivada no final de cada dia de trabalho.
- Auxiliar no fluxo de caixa para garantir que sempre haja fundos adequados nas contas bancárias para quaisquer pagamentos pendentes.
- Reconcilie todas as contas bancárias mensalmente com os extratos bancários, revise todos os itens pendentes pendentes e não claros e envie à gerência para aprovação.
- Revise todos os relatórios de liquidação quanto à precisão.
- Gerencie os pagamentos do MPESA e prepare a reconciliação no final do mês para aprovação da administração.
- Fornecer suporte ao Diretor Financeiro para garantir que os saldos das contas dos funcionários sejam reconciliados.
- Certifique-se de que todos os acréscimos e pagamentos antecipados sejam registrados com precisão a cada mês.
- Apoiar o Gerente Financeiro na preparação do pacote financeiro de final de mês.
- Aumente os pagamentos com base em faturas/LPOs.
- Prepare BV's para todas as transações levantadas para pagamento por M-pesa e banco on-line.
- Facilite o pagamento pontual de atividades por meio do M-pesa e pagamentos de fornecedores por meio de serviços bancários online.
- Dirija-se ao banco HKI para transações que exijam apresentação física ao banco, por exemplo, TISS, retirada de dinheiro, correspondência bancária (em alguns casos).
- Apoio nas tarefas dirigidas pelo Supervisor.
Administração de escritório
- Auxiliar no gerenciamento do Asset Panda para contagem de estoque.
- Auxiliar no fornecimento de projetos e inventário de escritório, garantindo que esteja sempre atualizado com novas adições e alienações.
- Auxiliar na verificação física dos itens de inventário e relatar quaisquer discrepâncias entre a contagem física e a lista de inventário.
- Auxiliar no manuseio do Petty Cash.
- Auxiliar em outras tarefas administrativas solicitadas pelo Supervisor.
Como aplicar
- Os interessados devem enviar carta de apresentação e Curriculum Vitae.
- Por favor, indique a posição na linha de assunto do e-mail.
Email: mz-recruitment@hki.org