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Descrição da Vaga
A AssociaçÃo ELOS pretende contratar um Assistente de Administrativo para Tete.
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Propósito: O Assistente Administrativo é responsável por fornecer apoio administrativo aos escritórios para garantir bom funcionamento dos mesmos. Isso inclui fornecer apoio administrativo para os visitantes ou consultores. Ajudar com a manutenção de activos, gerenciamento de petty cash de escritório e pedindo para suprimentos equipamentos necessários para o escritório. Irá trabalhar em estreita colaboração com o Gestor de Escritório, para assegurar funções administrativas são implementadas e proactivamente identificar lacunas e fazer sugestões de melhoria.
Posição reporta a: Gestora de Escritório
Responsabilidades:
- Fornecer apoio administrativo / escritório, resolver problemas de rotina e garantir o bom funcionamento do escritório;
- Ajudar com as funções de compras, conforme necessário.
- Assegurar a manutenção adequada da fotocopiadora e fornecimento de toner.
- Assegurar a manutenção adequada da máquina de escritório de ligação, bem como por exemplo, outros equipamentos de treinamento;
- Assegurar pela manutenção actualizada de sistemas / registos, incluindo todos os registros de itens em estoque, enviados, recebidos, emprestado ou devolvido e manter um registo actualizado de todos os estoques.
- Auxiliar na marcação de todos os activos do escritório
- Auxiliar na verificação física de inventário, e estoques e activos de escritório;
- Fornecer orientação regular / feedback para o Pessoal na rotina de escritório
- Envio de faxes em questões relacionadas com o trabalho de escritório;
- Distribuição de expedientes/correspondência para o pessoal respectivo;
- Pagamentos de impostos (INSS, IRPS, veículos), contas (rendas, luz, água, telefone e internet) e seguro dos trabalhadores e veículos da organização, conforme necessário;
- Garante a operação eficiente do sistema de planeamento de viagens do pessoal;
- Responsável pela logística com hotéis, serviços de rentcar, reservas e compras de bilhetes de viagem, obtenção de seguros de viagem, prestar serviço ao pessoal da organização e parceiros, como também pela resolução de quaisquer problemas de viagem;
- Responsável pela negociação de bons preços de serviços e pela criação de uma lista de contacto de fornecedores de serviços (Hotelaria, rent-car; agências de viagem)
- Responsável pela actualização do plano de actividades semanal (viagens, formações, etc)
- Rever e verificar facturas relacionadas com acomodação, rent-car e viagens antes de encaminhar ao Departamento de Finanças para o pagamento; e
- Assegura a obtenção de visto e pedido de passaporte e requisitos, relocação de pessoal e planejamento de convenções;
- Coordena a recepção de encomendas de material de escritório do escritório de Maputo ou outras províncias;
- Gestão e Controle de petty cash.
Qualificações e Requesitos:
- Nivel mínimo – 12º Classe;
- Mínimo de 2 anos de experiência na área de administração;
- Fluência verbal e escrita em Português;
- Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
- Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
- Capacidade para trabalhar com autonomia e responsabilidade;
- Habilidade para realizar múltiplas tarefas, fazer trabalhos de carga e gerir efectivamente situações de pressão.
- Resolução de problemas e habilidades de pensamento criativo;
- Proficiência em Inglês e Português (falado e escrito);
- Alta capacidade analítica e de resolução de problemas.
Como se candidatar?
Os candidatos interessados deverão apresentar uma carta de apresentação juntamente com o “Curriculum Vitae” detalhando as experiências relevantes e referências que possam ser enviadas para o seguinte email recrutamento@elos.org.mz e indique o assunto e o local: “Assistente Administrativo – Tete”.
DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 22 de janeiro de 2024.
N.B: Somente os candidatos selecionados para entrevista serão contactados.