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Descrição da Vaga
Na COBEST, o nosso sucesso deve-se às pessoas e aos processos. Um(a) Assistente Administrativo(a) é a força de apoio por trás de ambos, e estamos actualmente à procura de alguém excepcional para assumir o leme. O(a) candidato(a) ideal será uma pessoa capaz de resolver problemas, com excelentes capacidades de comunicação e uma atenção impecável aos pormenores. O(a) candidato(a) deve também ter experiência de trabalho num ambiente de escritório, executando tarefas administrativas e prestando apoio aos colegas de trabalho. A capacidade de executar várias tarefas, gerir horários complexos e cumprir prazos variáveis é essencial para o cargo.
Responsabilidades:
- Prestar apoio administrativo para assegurar a eficácia das operações de escritório.
- Manter sistemas de arquivo físicos e digitais.
- Receber chamadas telefónicas e encaminhar para o pessoal adequado, agendar compromissos, sinalizar a entrada de encomendas e prestar assistência a clientes e outros visitantes.
- Responder a correio eletrónico e outras questões e correspondência digitais.
- Gerir os calendários do pessoal sénior, incluindo a organização de viagens.
- Introduzir e atualizar informações em bases de dados e folhas de cálculo.
- Preparar as agendas das reuniões e redigir as actas das mesmas.
- Coordenar a logística das reuniões, incluindo a organização da sala e o serviço de catering.
- Utilizar software de processamento de texto e de apresentação para criar e editar documentos, elaborar e editar cartas, relatórios e outros documentos.
- Trabalhar com o pessoal de manutenção e fornecedores externos para garantir que o equipamento de escritório está em boas condições de funcionamento e que o material de escritório está sempre disponível.
- Colaborar estreitamente com outros funcionários e prestar apoio na tramitação de expediente junto das entidades competentes, conforme necessário.
- Trabalhar com informações sensíveis com discrição para manter a confidencialidade e a segurança e garantir o cumprimento das políticas e regulamentos em matéria de privacidade.
- Assegurar o cumprimento dos prazos e adaptar-se à evolução das prioridades.
- Apresentar uma imagem positiva e profissional da organização.
Habilidades e competências:
- Literacia digital e competências de investigação, incluindo a capacidade de analisar a fiabilidade das informações.
- Competências de gestão e introdução de dados, incluindo a capacidade de manter e melhorar sistemas de arquivo, gestão do tempo, multitarefas e flexibilidade.
- Aptidões interpessoais, comportamento profissional e cortês, excelente etiqueta no escritório e ao telefone e capacidade para gerir situações de tensão.
- Abordagem proactiva à resolução de problemas e à melhoria dos processos
- Capacidade de trabalhar de forma autónoma e em colaboração com outras pessoas.
- Planeamento e coordenação de eventos.
Requisitos:
- Diploma do ensino secundário ou equivalente, qualificação superior numa área relevante (preferencial).
- Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita em Português (Inglês constitui uma vantagem).
- Experiência administrativa anterior ou experiência num escritório, uma vantagem.
Como se candidatar?
Caso esteja interessado envie a sua carta de manifestação de interesse e CV para o e-mail recrutamento@cobest.co.mz.
DATA LIMITE CANDIDATURA: 10 de Fevereiro de 2024.