Vaga para Oficial de Administração (m/f)

 

Vaga para Oficial de Administração (m/f)

A Associação dos Educadores dos Consumidores de Água (AMASI) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Administração para Nampula.

Contexto

A AMASI está a implementar o projecto antecipado de COV e DREAMS (FILOVC) financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto será liderado pela AMASI e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Cabo Delgado, Nampula e Niassa) com a FHI 360 como parceiro de assistência técnica e Ovarelelana como parceiro local de implementação.

O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Cabo Delgado, Nampula e Niassa.

A AMASI está a recrutar 1 (um/a) Oficial de Administração baseado na Província de Nampula – Cidade de Nampula.

Resumo do Cargo

O Oficial de Administração irá prestar apoio administrativo ao pessoal, conforme necessário e ser responsável por apoiar a organização de reuniões, formações, etc.

Administração:

  • Gestão Diária: Supervisionar e coordenar as atividades diárias de administração, incluindo a gestão de instalações, serviços gerais e logística de suprimentos para o escritório;
  • Políticas e Procedimentos: Desenvolver e implementar políticas e procedimentos administrativos, incluindo logística e armazéns, eficazes para garantir a fluidez e eficiência das operações;
  • Gestão de Activos: gestão de inventário, incluindo a manutenção da documentação exigida e da lista de inventário, garantindo a sua actualização e a realização de controlos físicos de inventário, preparação dos relatórios de inventário exigidos, e outras funções relativas ao controlo de inventário.

Administrativo-Financeira:

  • Solicitação de Pagamentos;
  • Assegurar o seguimento/observância dos procedimentos definidos no manual de finanças;
  • Garantir que os pagamentos aos fornecedores e colaboradores sejam realizados de forma rápida observando os procedimentos de compra e pagamento da AMASI;
  • Verificar todas as despesas do escritório e certas despesas de Pemba e Niassa de acordo com o manual de finanças;
  • Garantir que qualquer discrepância de caixa seja investigada (e reportada Ao Gestor/a se não for identificada);
  • Manter uma programação de pagamentos de contractos;
  • Enviar feedback personalizado a cada membro da equipe de contabilidade (província) listando erros e explicando as correcções a serem feitas dentro do programa de contabilidade;
  • Verificar e manter os arquivos financeiros organizados e completos de acordo com os requisitos da organização;
  • Receber e verificar todos os documentos (VD / Recibos, Facturas) devidamente aprovados;
  • Em coordenação com os Oficiais de Programa fazer pedido de fundos trimestrais e necessidades de apoio às províncias;
  • Assegurar o cálculo correcto de todos os impostos relevantes de acordo com as obrigações legais (INSS, IRPS, impostos sobre serviços, IVA, direitos de importação, licenças etc);
  • Assegurar o pagamento atempado e a devida apresentação de todos os documentos fiscais (incluindo isenções)/ Declarações periódicas/ documentos de apoio/ provas de pagamento);
  • Elaborar os relatórios financeiros da AMASI para os doadores de acordo com os contratos;
  • Monitorar a liquidez das contas da AMASI por forma a garantir a cobertura das previsões orçamentais;
  • Análise da execução financeira dos projectos com os gestores e oficiais dos projectos;
  • Desenvolver ferramentas e formulários relevantes (ou sugerir melhorias as existentes) para ajudar o pessoal a registar e acompanhar os custos correntes de forma adequada e consistente (incentivos, diárias, utilidades, reembolsos, adiantamentos etc.).

Administração:

  • Apoiar actividade de índole administrativo, podendo prestar apoio a diversos departamentos: (Administração, Finanças, Programas e etc.);
  • Assegurar os pagamentos de despesas de funcionamento do Escritório;
  • Apoiar ao Responsável de Administração e das Finanças/ Oficial RH na tramitação de assuntos nas entidades competente, sempre que necessário;
  • Digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos;
  • Gerir e responder a correspondência diversa;
  • Contribuir com sugestões para melhoria do desempenho administrativo dos diferentes sectores;
  • Receber os Pedidos de Compras aprovados para preparar e organizar todo procedimento necessários para o seu pagamento; – (Serviços, bens, alojamento, sala, e aluguer de viaturas);
  • Apoiar na organização de viagens da equipa e formações, e cumprir com outras responsabilidades que venham a ser claramente identificadas, necessárias à prossecução dos objectivos da organização no âmbito das suas competências;

Outras:

  • Apoiar as actividades logísticas;
  • Outras tarefas conforme a necessidade.

Requisitos

Qualificações e Experiência Requeridas:

  • Nível Licenciatura de Administração, Gestão ou áreas afins, com uma Formação ou passagem pelo Instituto Comercial é uma vantagem;
  • Mínimo de dois (5) anos de experiência profissional em organizações não governamentais e conhecimento de normas usados por doadores internacionais é uma vantagem, com foco na USAID;
  • Bons conhecimentos de uso de computador (Word, Excele Outlook);
  • Fluente na língua portuguesa e inglesa (fala e escrita);
  • Capacidade de trabalhar sob pressão, de estabelecer prioridades e honrar com compromissos;
  • Diplomata, discreto e Auto motivado;
  • Nacionalidade moçambicana.

Processo de Candidatura

1. Documentos Exigidos:

  • Carta de Manifestação de Interesse;
  • Curriculum Vitae.

2. Como se Candidatura

Para se Candidatar a esta Vaga de Emprego CLIQUE AQUI ou na Tecla abaixo:

Local da Vaga: 09 de Julho de 2024

Validade: Nampula

Nota: Preencha devidamente o formulário de candidatura. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida. Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados.

A AMASI é um empregador com Igualdade de Oportunidades. Incentivamos candidaturas de mulheres, as pessoas com deficiência e outros grupos desfavorecidos.

Não toleramos fraude, corrupção, qualquer tipo de assédio, Abuso e Exploração Sexual entre trabalhadores, Parceiros de Implementação e Beneficiários.

Reporta ao: Oficial Sénior de Administração e Finanças

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