Vaga – Estagiário de Administracão (f/m)

 

Vaga – Estagiário de Administracão (f/m)

OBJECTIVO DA POSIÇÃO

Prestar apoio administrativo eficaz e profissional, que responda devidamente aos serviços solicitados, incluindo a reserva de hoteis, conservação dos bens do escritório, contribuição para a optimização dos processos operacionais, em estreita observância das normas e regulamentos da Helen Keller e dar suporte em todos assuntos administrativos inerentes ao trabalho de recepcionista e realizar tarefas gerais de secretariado.

Responsabilidades

Área Administrativa
  • Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc
  • Garantir a boa apresentação do escritório
  • Receber  e direcionar todas e quaisquer preocupações relativas ao escritório no geral
  • Receber e encaminhar visitas
  • Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório
  • Solicitar cotações e propostas conforme solicitado
  • Apoiar na reserva de hoteis para visitas
  • Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação.
  • Auxiliar na preparação de processos  para o pagamento   de provedores de serviço e  apoiar no controlo dos pagamentos
  • Auxiliar no controlo de datas de renovação  de licenças, locação etc
  • Auxiliar na  requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int.
  • Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) da HKI – Tete .
  • Preparar e/ou receber, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e ou Finanças e pelo Director;
  • Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer evento da HKI- Tete
  • Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração de das respectivas actas
  • Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
  • Manter uma lista de contactos da HKI – Tete
Gestão de Propriedades e Escritórios
  • Auxiliar na  inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção
  • Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos.
  • Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior)
  • Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.

Qualificações Académicas

  • Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas,  Administração Publica ou qualquer  área afim

Experiências e Competencias

  • Experiência como assistente administrativo constitui vantagem
  • Conhecimento de procedimentos de gestão de escritório
  • Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras, scan etc
  • Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint)
  • Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar o trabalho
  • Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita

Como se candidatar

Os candidatos interessados deverão enviar os seus CVs e carta de motivação para o Email: MZ-Recruitment@hki.org . Deverão portanto indicar no Assunto a  posição a que se candidatam. O prazo para submissão de candidaturas é  20 de Agosto de 2024

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